Od 1. januarja 2028 bodo morala vsa podjetja in samostojni podjetniki v Sloveniji med seboj izmenjevati izključno elektronske račune (e-račune). To določa Zakon o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov (ZIERDED), ki je bil objavljen v Uradnem listu RS, št. 85/2025, in je začel veljati 6. decembra 2025. Čeprav se rok zdi še daleč, je prehod večji, kot je videti na prvi pogled – zato priporočamo, da se nanj začnete pripravljati že zdaj.

Koga zakon zavezuje

Obveznost velja za vse poslovne subjekte, vpisane v Poslovni register Slovenije, in za fizične osebe, ki opravljajo dejavnost (s.p.), ne glede na velikost ali število izdanih računov. Po novem bodo za dobave blaga in storitev na območju Slovenije med seboj smeli izmenjevati samo še e-račune.

Zakon se ne uporablja za:

• poslovanje s potrošniki (B2C) – fizičnim osebam e-račun pošljete le, če se s tem strinjajo; sicer lahko še naprej prejmejo papirni ali PDF račun,
• poslovanje s tujimi partnerji – pri teh ostajajo dovoljene tudi druge oblike računov,
• nekatere množično izdane dokumente za finančne storitve, oproščene DDV.

Kaj šteje za e-račun – in kaj ne

E-račun je strukturiran elektronski dokument v obliki XML (standard e-SLOG oziroma evropski standard EN 16931), ki ga lahko prejemnikov program samodejno prebere in obdela.

Račun v PDF obliki, poslan po e-pošti, ni e-račun. Prav tako to ni skeniran ali fotografiran račun. Pošiljanje računov med podjetji po navadni e-pošti od leta 2028 torej ne bo več skladno z zakonom.

Kako se bodo e-računi pošiljali

Zakon predvideva več načinov izmenjave:

• prek ponudnika e-poti (ponudniki storitev izmenjave e-računov; uradni seznam ponudnikov bo vzpostavljen 1. oktobra 2027),
• prek evropskega omrežja PEPPOL,
• neposredno med sistemoma obeh strank, če se o tem dogovorita,
• z brezplačno aplikacijo davčne uprave (miniBlagajna), ki je namenjena zavezancem z manjšim številom računov; tehnično jo zagotavlja UJP.

Vsak poslovni subjekt bo moral imeti izbranega vsaj enega ponudnika e-poti za prejemanje e-računov. Ponudnik vas vpiše v seznam prejemnikov e-računov, ki ga vodi Uprava za javna plačila (UJP), tako da vas lahko vaši dobavitelji najdejo.

Hramba in nadzor

Prejete in izdane e-račune je treba hraniti v elektronski obliki skladno s predpisi o DDV in računovodstvu (račune praviloma 10 let). Nadzor nad izvajanjem zakona opravljajo UJP, Finančna uprava RS in Tržni inšpektorat RS.

Za kršitve zakon predpisuje globe:

• pravna oseba: od 1.000 do 3.000 EUR,
• samostojni podjetnik: od 500 do 1.500 EUR,
• odgovorna oseba: od 100 do 500 EUR.

Ključni datumi

• 6. 12. 2025 – zakon je začel veljati,
• 1. 4. 2027 – začnejo se uporabljati pravila za ponudnike e-poti (kakovost, varnost in povezljivost storitev),
• 1. 10. 2027 – vzpostavi se seznam ponudnikov e-poti,
• 1. 1. 2028 – obvezna izmenjava e-računov med vsemi poslovnimi subjekti.

Kaj priporočamo, da uredite že zdaj

1. Preverite svoj program za izdajanje računov – ali zna pripraviti e-račun v obliki e-SLOG oziroma EN 16931 in ga poslati ponudniku e-poti ali v omrežje PEPPOL.
2. Izberite ponudnika e-poti in določite en uradni kanal za prejemanje računov, da se izognete podvajanju in izgubljenim dokumentom.
3. Preverite pripravljenost partnerjev – ali vaši ključni dobavitelji in kupci že izmenjujejo e-račune.
4. Uredite elektronski arhiv, v katerem bodo računi pregledni in dostopni vam, računovodstvu in revizorjem.
5. Prilagodite interne postopke – potrjevanje prejetih računov, likvidacija in plačila bodo potekali drugače kot pri papirnih ali PDF računih.

Zakon omogoča tudi elektronsko izmenjavo drugih dokumentov, kot so e-dobavnica, e-naročilnica, e-opomin in e-IOP, vendar ta za zdaj ni obvezna.

Zaključek

Prehod na obvezne e-račune bo zadel prav vsako podjetje in vsakega s.p.-ja, ki posluje z drugimi podjetji v Sloveniji. Zgodnja priprava pomeni manj stresa ob koncu leta 2027, ko bodo ponudniki in računovodje najbolj obremenjeni, hkrati pa prinaša hitrejšo obdelavo računov in manj napak. Če potrebujete pomoč pri izbiri rešitve ali prilagoditvi postopkov, smo vam na voljo.