Zahteve glede vsebine in trajanja hrambe računovodske dokumentacije izhajajo iz različnih zakonov in predpisov zato jih bomo v sestavku povzeli ter opozorili tudi na prekrške in kazni v primeru neupoštevanja teh predpisov.
Zakon o gospodarskih družbah (ZGD-1) določa, katero dokumentacijo je treba hraniti trajno in katero samo za določeno časovno obdobje.
Na delovnopravnem področju mora organizacija slediti določbam Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV). Poleg tega se lahko kot dobra praksa uporabijo Pravila skrbnega računovodenja (PSR), ki dopolnjujejo SRS.
Poslovne knjige in knjigovodske listine predstavljajo osnovo za davčne obračune, kot so davek od dohodkov pravnih oseb, DDV, davek na promet nepremičnin, dohodnina in podobno. Da bi se zagotovila možnost nadzora nad davčnimi zavezanci, Zakon o davčnem postopku (ZDavP-2) in Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1) določata trajanje hrambe te dokumentacije.
Organizacija mora poskrbeti za ustrezno hrambo zgodovinskih podatkov tudi pri uvedbi novega računovodskega programa in statusnem preoblikovanju, ker zakonodaja v teh primerih ne omogoča izjem.
Zakon o gospodarskih družbah
V 54/6 ZGD-1 je določeno, da je treba poslovne knjige, bilance stanja, izkaze poslovnega izida ter letna in poslovna poročila hraniti trajno, medtem ko se knjigovodske listine lahko hranijo le za določeno časovno obdobje.
Opredelitev bilance stanja, izkaza poslovnega izida ter letnega in poslovnega poročila jasno opredeljujejo določbe ZGD-1 in računovodski standardi. Nasprotno pa zakon ne določa opredelitve poslovnih knjig in knjigovodskih listin, kar pomeni, da organizacija v svojih aktih določi, katere vrste poslovnih knjig in knjigovodskih listin uporablja. Pri tem lahko uporabi smernice PSR, ki sicer niso obvezujoče, a predstavljajo priporočila dobre prakse in dopolnjujejo SRS.
Opredelitev poslovnih knjig je mogoče najti v PSR 2.3, ki jih razdelijo na glavno knjigo in pomožne knjige, pri čemer pomožne poslovne knjige vključujejo analitične evidence in druge pomožne knjige. Organizacija v svojem splošnem aktu opredeli, katere od teh bo vodila. Zagotoviti mora vpogled v poslovne knjige tako, da so jasno razvidni časovno zaporedje vpisov poslovnih dogodkov v poslovne knjige (dnevnik knjiženja) in spremembe sredstev, obveznosti do njihovih virov, prihodkov in odhodkov, razvrščene po ustreznih kontih.
Knjigovodske listine so opredeljene v PSR 1 in predstavljajo sestavljene zapise o poslovnih dogodkih v določeni obliki, vključno s tistimi, ki so izkazani v zunajbilančnih razvidih. Te listine dokumentirajo spremembe sredstev, obveznosti do njihovih virov, prihodke in odhodke.
Trajanja hrambe knjigovodskih listin ZGD-1 ne opredeljuje, ampak zgolj določa, da jih ni treba hraniti trajno. Zaradi tega mora organizacija v svojih aktih določiti, koliko časa bo hranila posamezno knjigovodsko listino, pri tem pa mora upoštevati tudi zahteve druge zakonodaje, predvsem ZDDV-1 in ZDavP-2.
Zakon o davku na dodano vrednost
V 86/5 in 6 ZDDV-1 ZDDV-1 je določeno, da mora davčni zavezanec zagotoviti hrambo računov, ki se nanašajo na dobave blaga ali storitev na ozemlju Slovenije, in računov, ki jih prejme davčni zavezanec s sedežem na ozemlju Slovenije, za obdobje 10 let po poteku leta, na katero se računi nanašajo. Ne glede na to pa mora davčni zavezanec zagotoviti hrambo računov, ki se nanašajo na nepremičnine, za obdobje 20 let po poteku leta, na katero se nanašajo.
Zakon o davčnem postopku
ZDavP-2 in njegova določila glede hrambe poslovnih dokumentov so ključni za pravilno izvajanje davčnih postopkov in zagotavljanje sledljivosti poslovnih transakcij. V skladu z 31/a/5 členom ZDavP-2 se v primeru računov, izdanih brez uporabe računalniškega programa ali elektronske naprave pri gotovinskem poslovanju, podatki iz vezanih knjig računov hranijo deset let.
32. člen pa določa, da se morajo poslovne knjige in evidence za namene izvajanja davčne zakonodaje hraniti v fizični ali elektronski obliki do poteka absolutnega zastaralnega roka pravice do izterjave davka, na katerega se nanašajo. Pravica do izterjave davka praviloma absolutno zastara v 10 letih od dneva, ko bi ga bilo treba plačati.
ZDavP-2 torej določa krajše roke hranjenja poslovnih knjig za davčne namene kot ZGD-1, ki zahteva njihovo trajno hranjenje. Ker organizacija, za katero velja ZGD-1, ne sme ravnati v nasprotju s tem zakonom, mora poslovne knjige hraniti trajno in na ta način zagotoviti skladnost z obema zakonoma.
Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti
V skladu z ZEPDSV je pomembno voditi evidence o zaposlenih delavcih, stroških dela in izrabi delovnega časa. Te evidence se začnejo voditi ob sklenitvi pogodbe o zaposlitvi delavca in se končajo ob prenehanju te pogodbe.
V 14., 17. in 19. členu ZEPDSV je določeno, da se dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca, in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih, hranijo kot listina trajne vrednosti. Delodajalec mora te dokumente predložiti na zahtevo pristojnega organa. Če delodajalec preneha z dejavnostjo, arhiv podatkov o delavcu prevzame pravni naslednik. V primeru odsotnosti pravnega naslednika arhivsko gradivo prevzame Arhiv Republike Slovenije.
Podatki o delavcu, ki se vodijo v evidenci o zaposlenih delavcih in evidenci o stroških dela, vključujejo osebne podatke delavcev, kot so ime, datum rojstva, EMŠO, država rojstva, davčna številka, državljanstvo, izobrazba, naslov, kategorija invalidnosti, številka transakcijskega računa in podobno.
Podatki o delavcu, ki se vodijo v okviru evidence o izrabi delovnega časa pa vključujejo informacije o številu ur, skupnem številu opravljenih delovnih ur, opravljenih urah v času nadurnega dela, neopravljenih urah, času prihoda na delo in odhoda z njega, izrabi odmora med delovnim časom, opravljenih urah v posebnih pogojih dela, tekočih seštevkih ur in podobno.
ZEPDSV določa, da se dokumenti s podatki o delavcu, kot je opredeljeno v prejšnjem odstavku, hranijo kot listine trajne vrednosti. Ne določa pa, da se trajno hranijo vrednostni podatki o plačah in nadomestilih plač ter podatki o drugih stroških dela in prispevkih v skladu z 16/-/b in c ZEPDSV.
Iz tega lahko razumemo, da se podatki o delavcu, kot je opredeljeno v ZEPDSV, hranijo trajno, podatki o obračunih plač pa 10 let v skladu z ZDavP-2. Kljub temu pa v PSR lahko preberemo, da se podatki o obračunu plač hranijo trajno.
Sankcije za neupoštevanje predpisov
Neupoštevanje že omenjenih predpisov glede hrambe dokumentacije predstavlja prekršek, ki se kaznuje v skladu s posameznim zakonom.
ZDavP-2 določa, da se morajo poslovne knjige in evidence za namene izvajanja zakonov o obdavčenju in tega zakona hraniti v fizični oziroma elektronski obliki do poteka absolutnega zastaralnega roka pravice do izterjave davka (10 let).
Po 397/9 ZDavP-2 se z globo od 800 do 1.000 EUR kaznuje za prekršek samostojni podjetnik posameznik ali posameznik, ki samostojno opravlja dejavnost, z globo od 1.200 do 15.000 EUR pa se kaznuje za prekršek pravna oseba. Če se pravna oseba po zakonu, ki ureja gospodarske družbe, šteje za srednjo ali veliko gospodarsko družbo, pa se za prekršek kaznuje z globo od 3.200 do 30.000 EUR, če ne vodi ali ne hrani poslovnih knjig in evidenc v skladu s tem zakonom ali jih ne vodi dobro in pravilno oziroma na način, ki zagotavlja podatke za ugotovitev davčnih obveznosti.
ZDDV-1 določa, da mora davčni zavezanec zagotoviti hrambo računov 10 let po poteku leta, na katero se računi nanašajo. Ne glede na to pa mora davčni zavezanec zagotoviti hrambo računov, ki se nanašajo na nepremičnine, 20 let po poteku leta, na katero se nanašajo.
V 141/8 ZDDV-1 je določeno, da se z globo od 4.000 do 75.000 EUR za prekršek kaznuje pravna oseba. Če se pravna oseba po zakonu, ki ureja gospodarske družbe, šteje za srednjo ali veliko gospodarsko družbo, pa z globo od 10.000 do 125.000 EUR, če ne zagotovi hrambe računov ali kopij računov ali dokazil o opravljenih plačilih v skladu z zakonom ali davčnemu organu v postopku nadzora ne omogoči dostopa do računov, njihovega prenosa ali uporabe.
ZDDV-1 tovrstne prekrške uvršča med hujše davčne prekrške.
ZEPSDV določa, da se dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca, in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih, hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa.
ZEPDSV v 23. členu določa, da se z globo od 1.500 do 20.000 EUR kaznuje delodajalec – pravna oseba, samostojni podjetnik posameznik oziroma posameznik, ki samostojno opravlja dejavnost, ki ne predloži podatkov iz evidenc tega zakona. Prav tako se z globo od 150 do 2.000 EUR kaznuje odgovorna oseba delodajalca pravne osebe, samostojnega podjetnika posameznika oziroma posameznika, ki samostojno opravlja dejavnost, in odgovorna oseba v državnem organu ali v lokalni skupnosti, če stori tovrstni prek
ZGD-1 ne predvideva kazni v primeru neupoštevanja 54/6, ki določa, da je treba poslovne knjige, bilance stanja, izkaze poslovnega izida ter letna in poslovna poročila trajno hraniti. Prav tako kazni ne predvidevajo SRS.
