Kaj je evidenca delovnega časa?

Kaj je evidenca delovnega časa in zakaj je pomembna?

Evidenca delovnega časa je uradni zapis o tem, kdaj in koliko časa so zaposleni prisotni na delu. Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) izrecno zahteva, da vsak delodajalec vodi takšno evidenco. S tem delodajalec beleži vse elemente delovnega časa zaposlenih: prihode, odhode, nadure, odsotnosti in druge relevantne podatke.

Takšno beleženje je pomembno, ker zagotavlja spoštovanje določil o omejitvah delovnega časa ter odmorih in počitkih, kar varuje zdravje in učinkovitost delavcev. Hkrati evidenca ščiti tako delodajalca kot zaposlene – v primeru spora (npr. glede neplačanih nadur ali neupoštevanih odmorov) je pravilno vodena evidenca ključen dokaz. Tudi mikro in majhna podjetja ter samozaposleni morajo poskrbeti za urejeno evidenco delovnega časa; zakon namreč velja za vse delodajalce ne glede na velikost, in ob morebitnem obisku inšpektorja ni opravičila za nevodene evidence.

Kaj mora vsebovati evidenca delovnega časa?

Evidenca delovnega časa mora zajemati nekatere ključne informacije o delu posameznega zaposlenega. Med drugim naj vsebuje:

• Podatke o delavcu – ime in priimek ter njegovo delovno mesto oziroma vrsto dela po pogodbi.
• Čas prihoda na delo in čas odhoda z dela (za vsak delovni dan).
• Skupno število opravljenih ur tistega dne (ločeno prikaže redni delovni čas in morebitne nadure).
• Izrabo odmora med delovnim časom (malico) – **opomba:** z novelo zakona iz leta 2025 beleženje malice ni več obvezno, s čimer se zmanjšuje administrativno breme.
• Odsotnosti oziroma neopravljene ure in razlog zanje (npr. dopust, bolniška odsotnost, praznik), vključno s plačanimi odsotnostmi.
• Posebne vrste opravljenih ur, če je to relevantno – na primer nočno delo, nedeljsko ali praznično delo, delo v izmenah ali druge posebne razporeditve delovnega časa.

Navedeni podatki zagotavljajo, da evidenca pokaže celotno sliko izrabe delovnega časa. Delodajalec mora te podatke hraniti za vsakogar od sklenitve do prenehanja zaposlitve, evidence pa predstavljajo dokumentacijo, ki jo ob nadzoru pregleda Inšpektorat za delo.

Kako se vodi evidenca delovnega časa?

Vodenje evidence je lahko prilagojeno velikosti in načinu poslovanja podjetja. Manjša podjetja si pogosto pomagajo z enostavnimi rešitvami, kot sta tabela v Excelu ali beležnica, v katero dnevno vpisujejo prisotnost in odsotnost zaposlenih. Obstajajo tudi številne digitalne rešitve in aplikacije za evidenco delovnega časa – od registracije prihodov in odhodov preko mobilnega telefona do naprednejših programov, ki avtomatsko zbirajo podatke in pripravljajo poročila. Pomembno je, da je izbrana metoda zanesljiva in da se vodi sproti ter natančno. Zakon ne predpisuje točno določene oblike, zahteva pa, da so podatki verodostojni in ažurni (brez naknadnega prirejanja ali ugibanja). Evidenco lahko vodite v fizični obliki ali elektronsko, v vsakem primeru pa poskrbite, da je shranjena na varnem mestu in dostopna ob morebitnem inšpekcijskem pregledu.

Kdaj lahko nastopijo težave zaradi evidenc?

Težave nastopijo predvsem takrat, ko evidenca delovnega časa ni ustrezno vodena. Inšpektorat za delo lahko ob obisku ugotovi kršitev, če evidence sploh nimate ali če so podatki v njej nepopolni in nepravilni. V praksi se kot kršitev šteje na primer to, da delodajalec vodi le razpored dela namesto dejanske evidence (pogosta napaka je vnaprejšnje izpolnjevanje celotnega mesečnega kartona namesto sprotnega beleženja) – takšno “pisanje evidence za naprej” lahko pripelje do opozorila in glob s strani inšpekcije. Tudi naknadno izpolnjevanje za nazaj ni priporočljivo in vam ob obisku inšpektorja ne bo pomagalo, saj mora biti razvidno sprotno beleženje.

Pomanjkljiva evidenca lahko povzroči tudi težave v odnosu z zaposlenimi. Če delavec trdi, da je opravil več ur, kot jih ima priznanih ali plačanih, ali da mu ni bil omogočen predpisan odmor, ima delodajalec brez ustrezne evidence šibkejše izhodišče. V primeru spora glede plačila nadur ali kršenja delovnih pogojev bo pravilno izpolnjena evidenca delovnega časa ključni dokaz za obrambo delodajalca in za uveljavljanje pravic delavca. Redno in natančno vodenje evidence torej ščiti delodajalca pred kaznimi in tožbami, hkrati pa zagotavlja preglednost in zaupanje pri zaposlenih.

Trije nasveti, kako si podjetnik lahko poenostavi vodenje evidence

• Digitalizirajte postopek: Če je le mogoče, uporabite aplikacijo ali programsko orodje za beleženje delovnega časa. Na voljo so številne rešitve (tudi brezplačne), ki omogočajo enostavno registracijo prihodov/odhodov preko telefona ali računalnika. Digitalno vodenje zmanjša ročno delo, avtomatizira seštevanje ur in zmanjšuje možnost človeških napak.
• Vzpostavite dnevno rutino: Evidenco izpolnjujte sproti. Določite, da se ob koncu vsakega delovnega dne zabeležijo ure prisotnosti in odsotnosti za tisti dan – to lahko počne odgovorna oseba ali pa kar zaposleni sami sporočajo svoje čase prihoda in odhoda. S takšno rutino se izognete pozabljanju in kopičenju nedokončanih evidenc.
• Uporabite preprost obrazec: Pripravite si predlogo ali obrazec, ki vključuje vse zahtevane rubrike (prihod, odhod, odmor, odsotnost, nadure itd.), da ne boste ničesar spregledali. Enostavna tabela, ki jo imate natisnjeno ali v skupni rabi na računalniku, lahko zelo olajša vnos podatkov. Zaposlenim jasno povejte, kaj morajo sporočiti oziroma izpolniti. Ob koncu meseca lahko vsak zaposleni potrdi (s podpisom ali elektronsko), da se strinja z evidentiranimi urami – tako imate dodatno zagotovilo, da so podatki točni in sprejeti s strani zaposlenih.

Kdo mora voditi evidenco in kdo ne?

Po slovenski zakonodaji morajo evidenco delovnega časa voditi vsi delodajalci, ki imajo zaposlene delavce. To velja za vsako osebo, ki dela na podlagi pogodbe o zaposlitvi, ne glede na to, ali gre za polni ali krajši delovni čas. Prav tako je obvezno beleženje ur za posebne kategorije dela – na primer za študente in dijake, ki opravljajo začasno delo, upokojence na začasnem delu ali pomoč v kmetijstvu. V praksi to pomeni: če imate kakršnekoli delavce (tudi prek študentskega servisa ali pogodbeno), morate voditi evidenco zanje.

Obstajajo pa tudi izjeme. Poslovodne osebe (npr. direktorji podjetij) od leta 2023 niso več zavezane voditi evidence zase. Če ste torej npr. direktor in niste klasično zaposleni kot delavec v svojem podjetju, vam evidence ni treba voditi zase. Podobno samozaposlenemu (s.p. brez zaposlenih) formalno ni treba beležiti svojega delovnega časa. Vseeno pa je priporočljivo, da tudi v teh primerih podjetnik pozna in sledi pravilom delovnega časa – če ne drugega zato, da bo pripravljen, ko podjetje raste in bo treba začeti voditi evidence tudi za nove zaposlene.