Praktični vodnik po delovnih razmerjih za podjetnike

Zaposlovanje prvega delavca je za podjetnika lahko zahtevna naloga. Pomembno je razumeti, kaj pomeni delovno razmerje in katere oblike zaposlitve obstajajo, kakšne obveznosti mora delodajalec izpolniti pred prvo zaposlitvijo ter na kaj mora biti pozoren pri urejanju delovnih razmerij. V nadaljevanju praktično predstavljamo tudi ključne elemente pogodbe o zaposlitvi, posebnosti poskusne dobe, pravila glede odpovedi in posebnih pravic delavcev, najpogostejše napake delodajalcev ter podajamo tri koristne nasvete za tiste, ki prvič zaposlujejo.

Kaj pomeni delovno razmerje in katere oblike obstajajo?

Delovno razmerje je razmerje med delavcem in delodajalcem, v katerem se delavec prostovoljno vključi v organiziran delovni proces delodajalca in za plačilo osebno in nepretrgano opravlja delo po navodilih ter pod nadzorom delodajalcax0}. Gre torej za formalno zaposlitev, ki se sklene s pisno pogodbo o zaposlitvi. Zakon določa, da se pogodba o zaposlitvi praviloma sklepa za nedoločen čas, lahko pa tudi za določen čas (če so za to izpolnjeni pogoji). V praksi obstaja več oblik dela, med katerimi mora podjetnik izbrati najustreznejšo glede na potrebe:

• Zaposlitev za nedoločen čas: Klasična oblika delovnega razmerja brez časovne omejitve trajanja. Delavec je zaposlen trajno, odpoved pa je možna le z zakonitimi razlogi in ob upoštevanju odpovednih rokov.
• Zaposlitev za določen čas: Pogodba o zaposlitvi sklenjena za vnaprej omejeno obdobje ali do izteka določenega projekta. Določen čas je dopusten samo iz zakonsko določenih razlogov (npr. začasno povečan obseg dela, nadomeščanje začasno odsotnega delavca ipd.). Če trajanje ni pisno določeno, se domneva, da je pogodba sklenjena za nedoločen čas. Ob izteku obdobja se delovno razmerje samodejno konča, razen če se pogodba podaljša ali sklene nova.
• Skrajšani delovni čas (part-time): Zaposlitev s krajšim delovnim časom od polnega (polni delovni čas je praviloma 40 ur na teden). Delavec s skrajšanim časom ima proporcionalne pravice (dopust, plačilo ipd.) glede na dogovorjene ure. Pogodba mora navesti, da gre za krajši delovni čas. To je lahko nedoločen ali določen čas, le da je obseg ur manjši.
• Študentsko delo: Delo prek študentske napotnice, ki ga opravljajo dijaki in študenti. Formalno to ni klasično delovno razmerje, ampak posebna oblika začasnega dela, ki poteka preko pooblaščenih študentskih servisov. Podjetniku omogoča prilagodljivo kratkotrajno pomoč, vendar študent ni v delovnem razmerju (nima pravice do letnega dopusta, odpovednih rokov ipd.), ima pa minimalno zagotovljeno urno postavko in je zavarovan za primer poškodbe pri delu.
• Pogodbeno ali projektno delo: Delo na podlagi pogodb civilnega prava (npr. podjemna pogodba ali avtorska pogodba) ali sodelovanje s samostojnim podjetnikom (s.p.). Delavec v tem primeru ni zaposlen, temveč delo opravlja kot zunanja pogodbena oseba. Takšna pogodba se lahko uporabi le za dela, ki po naravi niso element delovnega razmerja. Če so prisotni elementi delovnega razmerja (navodila, nadzor, kontinuirano delo za plačilo), mora biti sklenjena pogodba o zaposlitvi, sicer tvegate globi in tožbe.

Kaj mora podjetnik urediti pred prvo zaposlitvijo?

Preden podjetnik prvič zaposli delavca, mora opraviti nekaj ključnih korakov in formalnosti, da bo zaposlitev zakonita in urejena:

• Javna objava delovnega mesta: Delodajalec mora prosto delovno mesto pred zaposlitvijo javno objaviti. To lahko stori preko Zavoda RS za zaposlovanje (objava v evidenci prostih delovnih mest) ali na drug ustrezen način (spletna stran podjetja, oglas v medijih, ipd.). Objavljen mora biti opis dela in pogoji ter rok prijave, ki ne sme biti krajši od 3 delovnih dni. S tem je zagotovljena transparentnost in možnost prijave kandidatom.
• Prijava v obvezna socialna zavarovanja (M-1 obrazec): Po sklenitvi pogodbe o zaposlitvi mora delodajalec novega delavca prijaviti v sisteme obveznega pokojninskega, invalidskega, zdravstvenega in starševskega varstva ter zavarovanja za primer brezposelnosti. To se uredi z oddajo obrazca M-1 na portalu e-VEM (SPOT) ali pri ZZZS. Prijavo je treba oddati najkasneje na dan nastopa dela, kopijo potrdila o prijavi pa izročiti delavcu.
• Priprava in podpis pogodbe o zaposlitvi: Delodajalec mora z izbranim kandidatom skleniti pisno pogodbo o zaposlitvi. Kandidatu je priporočljivo že nekaj dni pred nastopom dela predložiti predlog pogodbe v podpis. Pogodba mora vsebovati vse zakonsko zahtevane sestavine (opisane v nadaljevanju). Oba, delodajalec in delavec, morata podpisati dva izvoda pogodbe pred začetkom dela, vsak obdrži svoj izvod.
• Zdravniški pregled in usposabljanje iz varstva pri delu: Pred nastopom dela je delodajalec dolžan zagotoviti, da delavec opravi preventivni zdravniški pregled pri pooblaščenem zdravniku medicine dela ter opravi usposabljanje iz varnosti in zdravja pri delu. Brez veljavnega zdravniškega spričevala in ustreznega usposabljanja delavec ne sme začeti delati. Ta obveza velja za vse vrste delavcev, tudi za študente in osebe na podlagi civilnih pogodb, kadar delo opravljajo v prostorih delodajalca.
• Prijava v interne evidence in priprava dokumentacije: Ob prvi zaposlitvi mora podjetnik vzpostaviti tudi interne evidence, kot jih zahteva zakon (npr. evidenca zaposlenih delavcev, evidenca o izrabi delovnega časa, dopustih in odsotnostih). Prav tako je priporočljivo pripraviti osnovne interne akte (npr. pravilnik o varstvu pri delu, požarni red, ipd.), čeprav najmanjši delodajalci včasih niso zavezani k obsežnim aktom. Pomembno pa je, da je že od začetka urejena kadrovska dokumentacija (prijava/odjava delavca, pogodba, kopije dokumentov) za primer inšpekcijskega nadzora.

Kaj mora biti v pogodbi o zaposlitvi?

Pogodba o zaposlitvi je temeljni dokument, ki ureja pravice in obveznosti med delodajalcem in delavcem. Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1) natančno določa, katere sestavine mora vsebovati vsaka pogodba o zaposlitvi:

• Podatki o delodajalcu in delavcu (ime, priimek, naslov prebivališča oziroma sedež podjetja, matična številka delodajalca).
• Datum nastopa dela (kdaj delavec dejansko začne opravljati delo).
• Delovno mesto oziroma vrsta dela s kratkim opisom nalog, ki jih bo delavec opravljal.
• Kraj opravljanja dela; če točnega kraja ne določi pogodba, se šteje, da se delo opravlja na sedežu delodajalca.
• Trajanje pogodbe: ali je sklenjena za nedoločen čas ali določen čas. Če je določen čas, mora biti naveden čas trajanja oziroma datum izteka in zakonsko utemeljen razlog za določen čas. Prav tako se navede določilo o načinu izrabe letnega dopusta pri pogodbi za določen čas.
• Določilo o tem ali gre za pogodbo s polnim delovnim časom ali s krajšim delovnim časom od polnega (npr. 20 ur na teden).
• Razporeditev delovnega časa: določilo o dnevnem ali tedenskem delovnem času in razporeditvi delovnih dni (npr. ponedeljek-petek, vikendi, izmensko delo).
• Znesek osnovne plače v EUR, ki pripada delavcu za njegovo delo po pogodbi, ter morebitni drugi elementi plačila. Sem sodijo dodatki (npr. za delovno dobo, za nočno delo, za delo ob nedeljah in praznikih), stimulacije, bonusi ipd. Poleg tega mora pogodba določiti plačilno obdobje (npr. mesečno), plačilni dan in način izplačevanja plače (npr. na TRR).
• Drugi prejemki: določila o povračilu stroškov v zvezi z delom (prevoz na in z dela, prehrana med delom, terenski dodatki, izplačilo nadur) in morebitne druge ugodnosti, če niso urejene v kolektivni pogodbi ali internem aktu delodajalca.
• Letni dopust: določilo o trajanju letnega dopusta oziroma način določitve dopusta (lahko se sklicuje na kolektivno pogodbo ali zakon; najmanj 4 tedne letno, lahko več glede na delovno dobo, starost otrok, invalidnost itd.).
• Odpovedni roki: dolžina odpovednih rokov, ki jih morata delodajalec in delavec upoštevati v primeru redne odpovedi pogodbe. Če so odpovedni roki določeni v kolektivni pogodbi, se lahko pogodba sklicuje nanjo.
• Navedba kolektivnih pogodb ali internih aktov delodajalca, ki zavezujejo delodajalca in urejajo pravice delavca (če v podjetju velja kolektivna pogodba panoge ali ima delodajalec svoj pravilnik, se to navede).
• Morebitna posebna določila: na primer poskusna doba (če je dogovorjena, koliko časa traja), konkurenčna klavzula, obdobje odpovedi konkurenčne klavzule, varstvo poslovne skrivnosti, ipd., v kolikor so ta dogovorjena.

Vse našteto zagotavlja, da ima delavec jasno opredeljene pogoje dela, plačilo in pravice, delodajalec pa s pogodbo določi tudi odgovornosti in možnosti v primeru kršitev ali prenehanja delovnega razmerja. Pogodbo je treba skleniti pisno in pravočasno, saj če delavec nastopi delo, pogodba pa ni pisno sklenjena, se šteje, da je sklenjena za nedoločen čas pod običajnimi pogoji.

Poskusna doba, odpovedi in posebne pravice delavcev – na kaj biti pozoren?

• Poskusna doba: Poskusno delo (poskusna doba) je obdobje na začetku zaposlitve, ki omogoča delodajalcu in delavcu, da preizkusita ustreznost sodelovanja. Dogovori se v pogodbi o zaposlitvi in lahko traja največ 6 mesecev. Med poskusno dobo lahko tako delodajalec kot delavec redno odpovesta pogodbo s skrajšanim odpovednim rokom 7 dni, če ugotovita, da nadaljevanje zaposlitve ni smiselno. Pri dogovarjanju poskusne dobe bodite pozorni, da je jasno določena v pogodbi. Če poskusna doba poteče, odpoved pa ni bila podana, delavec nadaljuje delo naprej pod pogodbenimi pogoji. V primeru bolniške odsotnosti med poskusno dobo se lahko to obdobje podaljša za čas odsotnosti, če je tako določeno. Poskusne dobe ni obvezno določiti, je pa priporočljiva pri prvi zaposlitvi novega delavca.
• Odpoved pogodbe o zaposlitvi: Delodajalec mora pri prenehanju delovnega razmerja spoštovati zakonske postopke in pravila. Redno (ordinarno) odpoved pogodbe je možna iz utemeljenih razlogov, ki jih določa zakon: poslovni razlog (npr. zmanjšanje obsega dela, finančne težave podjetja), razlog nesposobnosti (delavec ne dosega pričakovanih rezultatov) ali krivdni razlog na strani delavca (resne kršitve obveznosti). Redna odpoved s strani delodajalca zahteva pisni odpovedni razlog, spoštovanje predpisanega odpovednega roka in, v določenih primerih, izplačilo odpravnine (npr. pri poslovnem razlogu in presežnih delavcih ali pri odpovedi iz razloga nesposobnosti, če je zaposlen vsaj 1 leto). Izredna odpoved pa je mogoča le v izjemnih primerih hujših kršitev ali okoliščin (npr. hujša kršitev delavca, ki onemogoča nadaljevanje dela, ali npr. zaprtje podjetja čez noč), kjer se delovno razmerje lahko prekine takoj brez odpovednega roka, a prav tako s pisno obrazložitvijo. Pri odpovedih mora delodajalec upoštevati tudi morebitne postopke, kot so predhodno opozorilo v primeru lažjih kršitev, možnost zagovora delavca, sodelovanje sindikata ali sveta delavcev (če obstajajo) pri podaji odpovedi. Nezakonita odpoved (brez pravega razloga ali ob kršitvi postopka) lahko vodi v sodni spor, zato je priporočljivo, da se delodajalec pred odpovedjo posvetuje s pravnikom.
• Posebna zaščita in pravice določenih delavcev: Zakon in predpisi določajo, da so nekatere kategorije delavcev deležne posebne zaščite. Na primer, nosečnicam, doječim materam in staršem v času starševskega dopusta zakon zagotavlja posebno varstvo pred odpovedjo – delodajalec jim ne sme odpovedati pogodbe, razen v izjemnih okoliščinah (npr. prenehanje podjetja). Prav tako mladoletnih delavcev (pod 18 let) ni dovoljeno zaposlovati na težjih delih, nočnem delu ali preko zakonsko določene omejitve ur, in so posebej varovani. Delavci invalidi imajo prilagojene delovne pogoje in varstvo pred odpovedjo, odpoved invalidu je možna le s soglasjem komisije ali v primeru, ko se zanj ne najde ustrezne prilagoditve. Starejši delavci (npr. tisti tik pred upokojitvijo) imajo lahko na podlagi zakona ali kolektivne pogodbe daljše odpovedne roke ali pravico do odpravnine ob upokojitvi. Podjetnik mora biti pozoren tudi na spoštovanje pravice do odmora in počitka (30-minutni odmor pri dnevnem delu, dnevni počitek najmanj 12 ur, tedenski počitek) ter na zagotavljanje minimalnih delovnih pogojev (npr. minimalna plača, letni dopust vsaj 4 tedne, plačilo za nadure). Vse te posebnosti so pomembne, da se izognete kršitvam delovnopravne zakonodaje in globam.

Kaj podjetniki pogosto spregledajo pri zaposlovanju?

• Dodatki in povračila stroškov: Med najpogostejšimi napakami novih delodajalcev je, da pri izplačilu plače spregledajo zakonsko obvezne dodatke in povračila. Sem sodijo dodatek na delovno dobo, dodatek za nočno delo, za delo ob nedeljah in praznikih, dodatek za nadurno delo, itn. Prav tako mora delodajalec delavcu povrniti stroške prehrane med delom in prevoza na delo in z dela, če jih ima. Ti zneski (prehrana, prevoz) so običajno določeni v kolektivnih pogodbah ali z vladnimi uredbami (npr. višina povračila stroška prevoza). Podjetniki včasih zaradi nepoznavanja predpisov ne vključijo teh izplačil, kar lahko vodi v nezadovoljstvo delavca ali prekršek ob inšpekciji.
• Obveščanje in dokumentiranje: Pogosto se spregleda, da je marsikatero dejanje treba ustrezno pisno dokumentirati in javiti. Vsako sklenitev ali prenehanje delovnega razmerja je treba javiti v socialna zavarovanja (M-1 in M-2 obrazci), prav tako je treba javiti spremembe (npr. sprememba delovnega časa, prekvalifikacija pogodbe iz določenega v nedoločen čas ipd.). Poleg tega mora delodajalec vsako leto pisno obvestiti delavca o odmeri letnega dopusta ter mu ob koncu koledarskega leta izročiti obvestilo o izrabi dopusta (koliko dni mu je še ostalo). Obveščanje velja tudi v primeru odrejanja nadur ali posebnih razporeditev delovnega časa – delavca je treba vnaprej obvestiti o odreditvi nadurnega dela ali prerazporeditvi ur. Novi delodajalci včasih vodijo komunikacijo le ustno, kar lahko kasneje predstavlja težavo. Pomembno je, da obstajajo pisni sledovi: pisna odredba nadur, pisno potrdilo o seznanitvi delavca z varnostnimi navodili, hranjenje kopij zdravniških spričeval, itd. Prav tako ne pozabite na prijavo morebitnih poškodb pri delu pristojnim institucijam in vodenje evidence o usposabljanjih iz varstva pri delu.
• Plačilne liste in evidence: Vsak mesec ob izplačilu plače mora delodajalec delavcu izročiti pisni obračun plače – t.i. plačilno listo, iz katere je razvidno, kako je plača izračunana (osnovna plača, dodatki, nadure, davki in prispevki, neto izplačilo). To je zakonska obveza in tudi pravica delavca. Podjetniki začetniki včasih zanemarijo izdajo plačilnih list ali ne vodijo ustrezno evidenc delovnega časa in dopustov. Vodenje evidenc (prisotnost, odsotnosti, izraba dopusta) pa je obvezno in koristno – v primeru spora ali inšpekcije boste le z urejenimi evidencami lahko dokazali skladnost z zakonodajo. Zato je dobro že od začetka vzpostaviti sistem (lahko tudi digitalni) za vodenje kadrovskih evidenc in obračun plač.

Trije nasveti za delodajalce, ki prvič zaposlujejo

• Posvetujte se s strokovnjakom: Zaposlovanje prinaša veliko odgovornosti, zato se pred prvo zaposlitvijo posvetujte z računovodjo ali pravnim svetovalcem. Strokovnjak vam bo pomagal razumeti vse obveznosti (prijave, prispevki, pogodbe) in vas opozoril na posebnosti vaše dejavnosti ali kolektivne pogodbe. Tako boste preprečili drage napake in kazni.
• Načrtujte celotne stroške dela: Plača ni samo neto znesek, ki ga prejme delavec. Preračunajte si bruto plačo in vse prispevke delodajalca, da boste vedeli, koliko vas dejansko stane delavec mesečno. Ne pozabite na dodatne stroške: malica, prevoz, morebitni regres za letni dopust, izplačilo nagrad ali 13. plače, in na rezervacijo sredstev za odpravnino, če se bo delovno razmerje končalo. Dobro finančno načrtovanje vam bo olajšalo izplačevanje plač in prispevkov.
• Vzpostavite dober odnos in spoštujte predpise: Prvi delavec v podjetju je tudi prelomnica v vašem poslovanju, zato poskrbite za dober medsebojni odnos. Spoštujte delovne predpise in dogovore – izplačujte plačo in dodatke redno in pravočasno, omogočajte uporabo dopusta in počitka, ter prisluhnite potrebam zaposlenega. Zadovoljen in motiviran delavec bo prispeval k rasti podjetja. Hkrati pa z doslednim spoštovanjem zakonov (delovnega, davčnega, varnost pri delu) gradite temelje za uspešno in urejeno podjetje brez nepotrebnih sankcij.