Povračilo stroškov prehrane in prevoza

Kaj je povračilo stroškov prehrane in prevoza?

Povračilo stroškov prehrane med delom in povračilo stroškov prevoza na delo in z dela sta zakoniti pravici zaposlenih. To pomeni, da mora delodajalec delavcu poleg plače zagotoviti tudi povračilo stroškov za en obrok hrane med delovnim dnevom ter kritje stroškov prevoza od doma do delovnega mesta in nazaj. Gre za ločena izplačila, ki niso del osnovne plače, temveč namenjena pokritju teh konkretnih stroškov zaposlenega. Tudi če podjetje ni zavezano nobeni kolektivni pogodbi, velja ta obveznost – v takem primeru se višina povračil ravna po predpisih (vladni uredbi) ali splošnih aktih delodajalca, ki ne smejo biti nižji od zakonsko določenih pravic.

Zakonske osnove in zneski, oproščeni davkov

Pravico do povračil stroškov prehrane in prevoza določa Zakon o delovnih razmerjih (130. člen), medtem ko davčno obravnavo ureja Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja. Ta uredba določa najvišje zneske povračil, ki se ne vštevajo v davčno osnovo (so torej neobdavčeni). Za prehrano med delom je trenutno (leta 2025) neobdavčen znesek do **7,96 € na dan** – pod pogojem, da je delavec tisti dan na delu prisoten vsaj 4 ure. To je znesek, do katerega lahko delodajalec povrne stroške malice, ne da bi bilo treba obračunati dohodnino ali prispevke. Uredba obenem omogoča, da se ob daljši prisotnosti na delu prizna višje povračilo malice: če je zaposleni na delu več kot 10 ur, se lahko za vsako polno uro po 8. uri prizna dodatnih približno **0,99 €** povračila, ki prav tako ni obdavčeno.
Kar zadeva prevoz na delo, je neobdavčeno povračilo v višini **stroškov najcenejšega javnega prevoza** od običajnega prebivališča do kraja delo. Če javni prevoz ni mogoč oziroma ga delavec ne more uporabljati iz utemeljenih razlogov, lahko delodajalec povrne stroške prevoza z lastnim vozilom do največ **0,21 € za vsak kilometer** razdalje do službe. Pomembno je poudariti, da so ti zneski določeni kot maksimum za neobdavčeno povračilo – kolektivne pogodbe lahko določajo tudi višje zneske povračil, vendar bo v takih primerih razlika nad uredbo obravnavana kot obdavčen dohodek.

Kdaj so povračila obdavčena in kdaj ne?

Povračila stroškov prehrane in prevoza do zgoraj navedenih zneskov se ne štejejo v davčno osnovo zaposlenega – torej zanje ni treba plačati dohodnine in prispevkov za socialno varnost. V praksi to pomeni, da lahko delodajalec izplača zaposlenemu malico (do 7,96 € na dan) in prevoz na delo (npr. mesečna karta javnega prevoza ali kilometrina do 0,21 €/km) ločeno od plače, ne da bi s tem povečal davčne obveznosti zaposlenega ali podjetja. Če pa delodajalec izplača višje zneske, kot jih priznava uredba (ali veljavna kolektivna pogodba), se ta presežni del izplačila všteva v davčno osnovo zaposlenega. To pomeni, da bo treba od razlike obračunati akontacijo dohodnine in vse predpisane prispevke enako kot pri plači. Na primer: če podjetnik namesto 7,96 € na dan izplačuje 10 € malice na dan, bo 2,04 € na dan predstavljalo obdavčljiv znesek (kot dodatna plača). Pravilno je torej, da se držimo neobdavčenih višin – ali pa smo pripravljeni obračunati davke in prispevke, če želimo zaposlenim nameniti več.

Kako obračunati in izplačati povračilo stroškov v praksi (tudi pri s.p. in popoldancih)

V praksi podjetnik običajno izplačuje povračilo malice in prevoza mesečno skupaj s plačo. Pomembno je zagotoviti evidenco in pravilne obračune. **Evidentiranje prisotnosti**: za povračilo prehrane mora imeti podjetnik evidenco delovnih dni oziroma ur, ko je bil zaposleni prisoten vsaj 4 ure (npr. evidence delovnega časa ali podpisane evidenčne liste). Na podlagi teh podatkov se za vsak dan prisotnosti prišteje pravica do malice. **Obračun malice**: izračunajte število upravičenih dni v mesecu in ga pomnožite z zneskom na dan (npr. 7,96 €). Tako dobite skupni znesek povračila za prehrano, ki ga izplačate zaposlenemu.
**Obračun prevoza**: pri prevoznih stroških je treba upoštevati razdaljo od bivališča zaposlenega do delovnega mesta in možnost javnega prevoza. Najpogosteje podjetja povrnejo kar strošek mesečne vozovnice za avtobus/vlak (če je na voljo primerni javni prevoz). Če javnega prevoza ni ali ga delavec ne more uporabljati, lahko obračunate kilometrino. V tem primeru pridobite podatek o razdalji v kilometrih in dneve prisotnosti ter izračunate znesek: km × 0,21 € × število dni (oziroma ustrezno, če se obračunava mesečni pavšal). Pazite, da delavec izpolnjuje pogoje – npr. če živi zelo blizu (manj kot 1 km od delovnega mesta), povračilo prevoza po uredbi ni neobdavčeno, zato se v takih primerih običajno ne izplačuje. Tudi če delavec uporablja službeno vozilo v privatne namene (za vožnjo na delo), mu po pravilih ne pripada neobdavčena kilometrina za prevoz na delo.
**Izplačilo**: Povračila se lahko izplačajo skupaj s plačo (na plačilni listi kot posebna postavka) ali ločeno, vendar morajo biti razvidna in pravilno knjižena. Za samostojne podjetnike (s.p.), ki nimajo zaposlenih, neposredno izplačevanje “malice in prevoza” samemu sebi ni smiselno, saj niso v delovnem razmerju sami s sabo – njihovi redni obroki in vožnja do delovnega prostora se smatrajo za njihovo osebno porabo, ne za davčno priznan strošek. Tak podjetnik lahko med stroške dejavnosti uveljavlja le službena potovanja (npr. kilometrino, dnevnice na terenu) na podlagi potnih nalogov, ne pa vsakodnevne vožnje v svojo pisarno ali kosila doma. Če pa s.p. zaposluje delavce, zanje normalno veljajo enaka pravila povračil stroškov kot v vsakem podjetju. Podobno “popoldanski s.p.” (oseba, ki ima redno zaposlitev in dodatno dejavnost) ne prejema povračil stroškov iz svojega s.p. – malico in prevoz praviloma dobi v okviru svoje redne zaposlitve, v svoji dejavnosti pa teh izplačil ne obračunava, razen če bi zaposloval koga drugega.

Pogoste napake pri povračilih stroškov

• Pavšalno izplačevanje brez evidence: Ena najpogostejših napak je, da delodajalec vsem zaposlenim vsak mesec izplača enak znesek za malico (in včasih tudi prevoz), ne da bi vodil evidenco dejanske prisotnosti. To je nevarno, saj povračilo prehrane pripada le za dneve, ko je zaposleni dejansko delal vsaj 4 ure. Če na primer delavec dalj časa ni bil prisoten (bolniška, dopust) in mu vseeno izplačate celotno malico, to lahko inšpekcija obravnava kot nepravilnost.
• Preseganje neobdavčenih zneskov brez obdavčitve: Nekateri podjetniki izplačajo višje zneske od predpisanih (npr. višjo malico ali višjo kilometrino na lastno pobudo ali zaradi zahtev zaposlenih), a hkrati teh izplačil ne vključijo v davčno osnovo. To je napačno – znesek nad uredbo se mora obravnavati kot plača in pravilno obdavčiti. Nepravilno neobdavčeno izplačilo lahko ob morebitnem pregledu pomeni doplačilo davkov in prispevkov skupaj z zamudnimi obrestmi.
• Neupoštevanje pravil pri prevozu: Pri povračilu prevoznih stroškov se delajo napake, kot so plačevanje kilometrine, čeprav obstaja javni prevoz (brez utemeljenega razloga), ali izplačevanje prevoza zaposlenim, ki stanujejo praktično “čez cesto” od podjetja. Prav tako je napaka, če pozabite prilagoditi znesek prevoza, ko se spremenijo okoliščine (npr. delavec se preseli bližje ali dlje). Vedno preverite, ali zaposleni izpolnjuje pogoje za neobdavčeno povračilo in ali imate dokumentirano razdaljo ter način prevoza.
• Neustrezna dokumentacija: Manjkajoči potni nalogi za službene poti, nepopolni evidenčni listi prisotnosti ali pomanjkljivi interni akti glede povračil lahko vodijo v zmedo in napake pri obračunih. Vsako izplačilo povračil stroškov mora temeljiti na nekem dokumentu – naj bo to evidenca prisotnosti, potni nalog ali pisna izjava zaposlenega o uporabi lastnega vozila.

Trije praktični nasveti za obračun in dokumentacijo

• Vzpostavite jasen sistem evidentiranja: Vodite evidenco delovnih dni in ur za vsakega zaposlenega. To je osnova za pravilen obračun malice in prevoza. Uporabite lahko pripravljene obrazce ali digitalne sisteme za evidenco prisotnosti in potnih stroškov.
• Izplačila vključite v plačilno listo: Prikažite povračilo prehrane in prevoza kot posebni postavki na plačilni listi. S tem bodo izplačila pregledna tako za vas kot za delavca in inšpekcijo. Ločeno prikazovanje tudi olajša razlikovanje med plačo (obdavčeni del) in povračili (neobdavčeni del, do višine uredbe).
• Spremljajte spremembe predpisov: Višina neobdavčenih povračil se lahko občasno spremeni (npr. zaradi uskladitve z inflacijo – spomnimo, leta 2022 se je malica povišala z 6,12 € na 7,96 €, kilometrina na delo pa z 0,18 € na 0,21 € na km). Redno spremljajte novice ali obvestila FURS in spremembe uredbe, da boste vedno izplačevali pravilne zneske in ostali v skladu z zakonodajo.